¿Arrancas el día con una tarea clave?

Hace ya un cierto tiempo que incorporé un hábito a mi rutina profesional que me está reportando grandes beneficios, y que quiero recomendaros. Arrancar el día con una tarea clave, una tarea importante.
Somos humanos, y por naturaleza despistados, desorganizados, procrastinadores. Pasa una mosca y nos dejamos llevar por su movimiento caótico.
Vivimos en un entorno que tampoco nos deja trabajar en tranquilidad y sosiego. Llega una notificación de email y dejamos lo que estamos haciendo para ver de que va. Tenemos el teléfono a nuestro lado y no paran de entrar notificaciones de Whatsapp, linkedin, facebook, twitter y mas cositas. Trabajamos con sistemas de mensajería en tiempo real tipo chats, hangouts, messenger…

Cada día que pasa me encuentro con mas personas que viven en la interrupción constante. están hablando contigo en una reunión y paralizan nuestra conversación para contestar a un email. En presentaciones la gente no se corta en estar leyendo y generando notificaciones. No hay respeto. Ni por las personas con las que trabajas ni con uno mismo en el sentido de convertirse en una persona productiva.

No sabemos manejar la tecnología. La evolución es tan rápida que nos dejamos llevar, nos come, no sabemos dominarla, manejarla, organizarla. Nos genera estress, ansiedad, debemos de leer ese último mail antes de acostarnos…

Todos los días arranco mi jornada haciendo una tarea clave. ¿Que es una tarea clave?. Como os podéis imaginar lo primero que hago en el día es NO leer el correo. De mi lista de actividades (sabeis que me organizo con autofocus) o proyectos abiertos elijo la mas prioritaria o aquella que requiere mas capacidad intelectual, y me tiro a por ella sin pensar en nada más. Me pongo mis cascos, buena música y a tope. Se me pasan pensamientos ansiosos. Consulta el mail, ¿Te habrán contestado de esta u otra cuestión que dejaste a medias?. ¿Hago esta llamada que tenía que hacer?… Bien, seamos fuertes y enfrentémonos a nuestros deseos ansiosos de procesar emails.

Comenzar la mañana de esta forma me está reportando muy buenas experiencias. La primera de ellas es que a las 2 o 3 horas de haber comenzado esa tarea clave mi sensación es placentera. Es una sensación de “haber hecho”. De “crear”,  de “producir”, un análisis funcional, un benchmark de productos, preparar una reunión importante… Lo que sea, pero lo hemos hecho. Hemos generado un producto o “Entregable”.

Si por el contrario comienzo la mañana revisando emails el día no es igual. La revisión de emails, aun siendo importante, muy importante, es algo que te llena la cabeza de personas, reuniones, problemas, decisiones, … Cada perfíl profesional debe cumplir su cometido, y es posible que en muchos casos lo primero del día deba ser revisar una bandeja de mails de 50 o 60 correos. Es posible incluso que su única actividad sea leer y procesar mails. En mi caso, aún siendo muy importante antes debo de realizar una tarea clave que forme parte de mi hoja de ruta a largo plazo, de mi lista de proyectos, de los retos que me he propuesto cumplir. De mis compromisos con el cliente. En mi caso esas tareas clave pueden significar la realización de un diseño conceptual, un análisis de requisitos, una planificación de proyecto, una estimación de costes, definición de equipo de proyecto, una comparativa de productos… Muchas cosas.

Anima a luchar contra la procrastinación. Ese mal que acecha cada vez mas a muchas personas. Disponemos de tanta información y tantos medios digitales que, o existe un buen nivel de motivación en el proyecto, cliente u organización en la que trabajes, o conozco muchos casos de personas desmotivadas, que además se dejan llevar por Internet, las redes sociales, la lectura de blogs y procrastinan sin darse cuenta. “Buff, tengo muchas cosas que hacer, pero bueno, tengo mucho tiempo, mañana lo arranco”.

Una buena manera de luchar contra la procrastinación es arrancar la mañana olvidándose por completo de todo, y enfocarse en una única tarea, de forma exclusiva, sin programas de correos abiertos, sin messenger, sin nada. Tú, tu tarea, y nada más.

Os animo a practicar este hábito productivo y a que me hagais llegar vuestras experiencias al respecto.

By Nostromo…

Mi involución al papel

Siempre me ha gustado escribir, garabatear, tachar palabras, colorear, hacer gráficos, diagramas… De alguna forma intentar representar lo que se me pasa por la cabeza.

Cuando de jovencito comencé a trabajar lo primero que me compré fue una agenda. Siempre he sido organizado y nunca me ha gustado encontrarme con sorpresas. Es por esto que creo que siempre me ha gustado organizarme con agendas. 

La primera agenda que me compré fue una de la marca TASCHEN, creo que de Joan Miró. Intercalaba las hojas para escribir y organizarte el día y la semana, con imágenes de cuadros de Miró, que me encanta. Ese día comenzó mi relación con las agendas TASCHEN que duró más de 10 años (Picasso, Dalí, Escher, Van gogh). Además comencé a adquirir cuadernos MOLESKINE para trabajar. Para tomar notas en reuniones y garabatear ideas son ideales.

En el 2007 adquirí mi primer portatil MAC y comencé a usar ICAL (el programa de calendario) y dejé de usar mis agendas TASCHEN. Hombre, los beneficios de una agenda electrónica pues no los voy a enumerar aquí (recordatorios, sincronización con el móvil, inmediatez) y hasta hoy, sigo usando la agenda integrada con ICLOUD.En el 2010 compré el IPAD. Digo el IPAD porque el modelo que compré fue el primero, sin cámara ni nada, al poquito de presentarlo Steve Jobs… Flipé, y además me compré un lapicero muy chulo con el que iba a mis reuniones de trabajo, tomaba notas, hacía mis diagramas. Compré aplicaciones chulísimas para la toma de notas, NoteShelf, Penultimate… Estuve 2 años enteros de universidad donde todos los apuntes los tomé y elaboré con el IPAD.Después de todos estos avances tecnológicos en mi vida… estoy volviendo al papel. Mi mesa de trabajo se ha vuelto a llenar de color, con diagramas, listas de tareas, rotuladores, lápices, tachones. Me he dado cuenta de que las ideas fluyen mucho mejor. Después de utilizar sistemas complejos para la organización del trabajo como GTD y con herramientas como THINGS, OMNIFOCUS y otras, resulta que lo que más me gusta es tener  las grandes tareas anotadas en un cuaderno, y la sensación de ir tachándolas con un color diferente a medida que las voy finalizando. El papel perdura. De vez en cuando me pongo a releer esas viejas agendas TASCHEN, y veo a lo que me dedicaba hace 15 años, como de vez en cuando releo las cartas que mi padre me escribía desde lejanos destinos cuando yo tenía solo 5 años. Si en vez de cartas hubiesen sido emails no sé si los conservaría 35 años después.

No sé a dónde nos llevará el destino, si al final todo será digital, si desaparecerá el papel definitivamente, si convivirán por muchos años. Lo que sí creo es que estamos dominados por un “HYPE” tecnológico. Una expectación continúa hacia nuevos productos y dispositivos, y damos mas importancia al producto en sí que a lo que realmente queremos hacer con él. Nunca antes habíamos vivido con unos cambios tecnológicos tan importantes y en tan poco tiempo. Que no se nos nuble la mente, que los cambios tan rápidos pueden ser pasajeros.

Que mis hijos jueguen con el IPAD y sus consolas es algo que me encanta. Yo soy un “Gamer” desde hace 35 años. Pero creo que disfruto más cuando los veo garabateando y pintando sus hojas en blanco, pringarse con ceras, pinceles, Ir con ellos a la biblioteca a traernos cuentos y libros. “Manosear” en definitiva. 

Ha comenzado mi marcha atrás.

By nostromo.